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POLITIQUE RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

(d'application à partir du 25 mai 2018)

Actimed-Réseau Solidaris SCRL, dont le siège social est situé Rue de la Boverie, 379 à 4100 Seraing, attache une très grande importance au respect des données privées de ses clients et plus généralement des usagers.

Elle est identifiée ci-après en qualité de « responsable de traitement » de vos données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution de ses activités et consacre toute son attention au respect de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, telle que modifiée par la loi du 11 décembre 1998 ( MB du 3 février 1999) transposant la directive européenne 95/46/CE du 24 octobre 1995 et rendue obligatoire par l'Arrêté Royal du 13  février 2011 ( MB du 13 mars 2001) puis renforcée par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 25 mai 2018.

La politique relative à la protection des données personnelles vous fournit des informations sur le type de données collectées par le responsable de traitement, sur la manière dont elles seront traitées et sur les modalités d'exercice de vos droits relatifs à ces données.

1. Quelles données personnelles traitons-nous et comment les récoltons-nous?

Les données à caractère personnel traitées concernent différentes catégories de personnes : • Clients: Il s'agit de toutes les personnes qui sont clientes de Actimed-Réseau Solidaris SCRL.• Membres du personnel.• Prestataires de soins: médecins, infirmièr(e)s, établissement hospitalier ...• Fournisseurs et prestataires de services.

. Autres: il s'agit de toutes les personnes qui ne peuvent être classées dans l'une des catégories ci-dessus, mais qui entrent néanmoins en contact avec le responsable de traitement et dont les données personnelles peuvent être traitées. (par exemple : les candidats à un emploi).

Les données personnelles traitées sont:

• Données d'identification: nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de registre national ...

• Données personnelles sensibles: données sanitaires et médicales

• Autres données: celles qui sont nécessaires à l'exercice de nos activités ou imposées par la loi (par exemple, les données judiciaires).

Toutes les données personnelles que nous traitons nous ont été envoyées soit par un envoi légalement réglementé soit par une de nos organisations partenaires ou par vous-même.

Cela peut se faire par contact direct avec nos services ou via nos canaux digitaux, en remplissant nos documents administratifs (formulaire(s) de contact, Formulaire Annexe 19.....), en utilisant le site web (cookies),.....

Les données peuvent aussi être récoltées lors d'évènements extérieurs que nous organisons ou auxquels nous participons (stand, salon, Solidaris Day,.......).

Nous ne traitons pas de données relatives à vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, votre religion, vos convictions philosophiques ou votre appartenance syndicale à moins que la législation nous l'impose ou que ce traitement soit nécessaire et légitime pour la bonne réalisation de notre mission ou du service à vous rendre.

2. Objectifs de la collecte des données

Chez Actimed, toutes les informations que nous recueillons auprès de vous peuvent être utilisées pour :

  • Assurer le suivi de toute demande liée à la demande d'offre, l'acquisition et/ou le service après-vente en lien avec les activités d'Actimed.
  • Améliorer le service client et vos besoins de prise en charge
  • Fournir un contenu publicitaire personnalisé
  • Améliorer notre site Web
  • Vous contacter par e-mail
  • Administrer un concours, une promotion, ou une enquête

Il vous reste la possibilité de fournir ou non vos informations, mais le responsable de traitement ne peut pas être obligé de répondre à vos besoins en cas d'informations incomplètes ou peut refuser de répondre à votre demande en raison d'informations manquantes.

Le traitement de vos données personnelles est également possible pour la réalisation des activités de support du responsable de traitement ( par exemple, la réalisation d'un audit qui a pour but d'améliorer la qualité des services).

Pour certaines données et certains traitements, le responsable de traitement demandera votre autorisation.

Vous avez toujours le droit de retirer votre consentement, par courrier ou par courriel à notre délégué à la protection des données via info@actimed.be

3. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Il est possible que vos données soient communiquées à des tiers lorsque cela est nécessaire pour l'accomplissement de l'un des objectifs décrits ci-dessus ou lorsque cela est légalement requis.

Les tiers comprennent:

- Les autorités administratives ou tout autre organisme en lien avec nos activités:

  • Le ministère public (parquet et procureurs) et les tribunaux en cas de litige;

  • Les organismes de sécurité sociale pour l'accomplissement de leurs missions légales;

  • L'inspection de l'assurance maladie dans l'exercice de ses fonctions légales;

  • ..........

- Nos organisations partenaires du réseau Solidaris:

  • Les Mutualités Socialistes (à la fois l'Union Nationale et les fédérations régionales);

  • Les autres organisations socioculturelles en partenariat avec le responsable de traitement (CSD,......).

- Parties externes:

  • Nos avocats et huissiers de justice en  cas de litige;

  • Les auditeurs externes;

  • Les prestataires de services, informatiques ou autres répondant à la qualification de sous-traitant au sens du RGPD et respectant les contraintes de cette réglementation.

Dans l'éventualité de recours à la sous-traitance, nous sommes tenus de désigner un sous-traitant qui respecte la législation relative à la protection de la vie privée et prend les mesures techniques et organisationnelles adéquates garantissant le bon traitement des données à caractère personnel. Une convention de traitement est conclue avec chaque sous-traitant comme l'impose la règlementation.

4.       Communication en dehors de l'UE

Vos données personnelles peuvent être transmises en dehors de l'UE, mais uniquement dans les cas suivants: • Si vous le demandez dans le cadre d'une convention internationale;• Lorsque c'est nécessaire pour vos intérêts vitaux;

. Si vous avez donné une autorisation explicite.

5.       Conservation

En général, vos données seront utilisées et stockées pour une durée de 3 à 30 ans en fonction de nos obligations légales, en suivant les directives et circulaires applicables et / ou en réalisant nos autres activités.  

Si vos données ne sont plus utiles ou s'il n'y a pas d'intérêt légitime, le responsable de traitement supprimera vos données.

6.       Quels sont vos droits et de quelle manière pouvez-vous les exercer ?

Lorsque des données personnelles vous concernant sont traitées, vous disposez d'un certain nombre de droits légaux, répertoriés ci-dessous. Pour exercer ces droits, vous devez adresser une demande électronique ou écrite à notre délégué à la protection des données.  Nous pouvons vous demander d'inclure une copie de votre carte d'identité afin que nous puissions vérifier votre identité en cas de doute.  Le refus de fournir cette information pourrait entraîner le refus de traiter votre demande.

Vos coordonnées peuvent être utilisées pour vous contacter, soit pour demander des éclaircissements, soit pour vous tenir au courant de l'évolution de votre demande.

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de différents droits, à savoir :

  • Droit d'accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu'une copie de ces données personnelles.

  • Droit de rectification : si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces données personnelles soient modifiées en conséquence.

  • Droit à l'effacement : vous pouvez exiger l'effacement de vos données personnelles.

  • Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles.

  • Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des motifs liés à votre situation particulière. Vous disposez du droit absolu de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, y compris le profilage lié au marketing direct.

  • Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

  • Droit à la portabilité de vos données : quand ce droit est applicable, vous avez le droit que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible techniquement, de les transférer à un tiers.

Vous pouvez exercer les droits listés ci-dessus en nous contactant via les canaux suivants (disponibles à partir du 25 mai 2018) :

1.       Formulaire électronique

2.       ou en nous envoyant une lettre à Actimed, rue de la Boverie 379 – 4100 Seraing

3.       ou un e-mail à l'adresse suivante : info@actimed.be

7.       Sécurité et protection des données personnelles

Le responsable de traitement assure la confidentialité de vos données personnelles.  Toutes les mesures techniques appropriées sont prises pour prévenir les incidents tels que les dommages, la perte, la destruction, l'inaccessibilité ou la divulgation de vos informations personnelles. 

Les ordinateurs et serveurs utilisés pour stocker des informations personnelles identifiables sont conservés dans un environnement sécurisé. Les membres de notre personnel sont tenus de respecter la confidentialité de vos informations de même que les prestataires de services sous-traitants et les organisations partenaires.

Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque vous utilisez Internet pour transmettre des renseignements personnels.

8.       Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant l'utilisation de vos données personnelles visée par cette politique de confidentialité, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par courrier adressé à Actimed – Réseau Solidaris SCRL – Data Protection and Privacy Office – rue de la Boverie 379 – 4100 Seraing ou par e-mail à l'adresse info@actimed.be

Le responsable de traitement se réserve le droit d'apporter des modifications à cette politique de confidentialité. En mettant sur le site Internet une nouvelle version à votre disposition, cette nouvelle version entre de plein droit immédiatement en vigueur.